1. Ketentuan Umum

1. Program Series Group Tour merupakan konsorsium B2B yang terdiri atas gabungan beberapa biro perjalanan dari seluruh Indonesia.
2. Sistem reservasi menggunakan prinsip first come, first served.

Peserta yang telah menyatakan konfirmasi keikutsertaan wajib melakukan pembayaran uang muka (Down Payment/DP) sesuai nominal yang ditetapkan pada masing-masing series serta melampirkan salinan paspor yang masih berlaku minimal 6 (enam) bulan sejak tanggal kepulangan. Apabila terdapat penambahan atau revisi nama pada halaman 4–5 paspor, wajib dilampirkan pula.

Konfirmasi keikutsertaan akan diberikan setelah pembayaran DP diterima dan konfirmasi pemesanan telah dilakukan.

Peserta yang belum melakukan pembayaran DP sewaktu-waktu dapat tergeser oleh peserta lain yang telah melakukan pembayaran DP. Pembayaran DP yang kurang dari ketentuan dapat menyebabkan pembatalan sepihak tanpa pengembalian dana.

2. Perubahan Nama

Beberapa maskapai penerbangan tidak memperkenankan perubahan nama. Permohonan perubahan nama bersifat pengajuan dan bergantung pada kebijakan maskapai serta sistem reservasi. Apabila perubahan tidak dapat dilakukan, maka mengacu pada kebijakan pembatalan karena alasan pribadi (own reason).

Nama tambahan pada halaman ke-4 paspor (jika ada) wajib dilampirkan saat pemesanan. Apabila terjadi penolakan pada saat proses check-in atau imigrasi akibat ketidaksesuaian nama antara tiket dan paspor, maka pihak penyelenggara tidak bertanggung jawab atas penolakan tersebut

3. Ketentuan Usia dan Kondisi Khusus

1. Peserta berusia di atas 69 tahun dan/atau memiliki keterbatasan fisik maupun mental wajib didampingi oleh pendamping.
2. Peserta berusia di atas 69 tahun wajib membayarkan premi tambahan untuk asuransi perjalanan yang telah termasuk dalam paket dan jumlah manfaat dapat berbeda sesuai dengan kebijakan penyedia jasa asuransi.

4. Harga dan Ketentuan Biaya

1. Harga tour bersifat all-in (termasuk pajak internasional).
2. Tarif dasar mengikat setelah pembayaran DP diterima.
3. Komponen airport tax internasional, tipping, dan visa dapat berubah sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan sebelumnya, mengikuti kondisi yang berlaku (antara lain perubahan kurs, kenaikan fuel surcharge, dan kebijakan maskapai), khususnya sebelum keberangkatan atau sebelum tiket diterbitkan.
4. Sebelum pembayaran DP dilakukan, harga dasar tour dapat berubah sewaktu-waktu.

5. Ketentuan Pembayaran

Low Season

• Deposit: Saat pendaftaran
• Pelunasan untuk rute Asia Tanpa Visa: Maksimal H-15 sebelum keberangkatan
• Pelunasan untuk rute Asia dengan Visa: Maksimal H-23 sebelum keberangkatan
• Pelunasan untuk rute Australia dan Eropa: Maksimal H-31 sebelum keberangkatan

Peak Season (Lebaran/Tahun Baru)

• Deposit: Saat pendaftaran
• Pelunasan Rute Asia: Maksimal H-25 sebelum keberangkatan
• Pelunasan Rute Australia atau Eropa: Maksimal H-31 sebelum keberangkatan

Ketentuan tempo pelunasan dapat berubah sewaktu-waktu sesuai dengan kebutuhan.

6. Penerbitan Tiket

1. Tiket tidak dapat menunggu hasil visa. Pengajuan dokumen visa harap dilakukan sesegera mungkin setelah dilakukannya pendaftaran
2. Pihak penyelenggara berhak menerbitkan tiket sebelum batas waktu pelunasan sesuai kebutuhan atau time limit maskapai.

7. Keterlambatan Pembayaran

Keterlambatan pembayaran dapat dikenakan sanksi berupa pembatalan kursi tanpa pengembalian dana. Peserta tour atau travel agen tetap wajib membayarkan biaya tour yang telah timbul sesuai ketetapan wholesaler dan tidak dapat diganggu gugat.

8. Kebijakan Pembatalan (Refund Policy)

A. Pembatalan karena Alasan Pribadi (Own Reason)

• Setelah pembayaran DP: DP hangus.
• Setelah pelunasan atau melewati batas waktu pelunasan: seluruh dana yang telah dibayarkan hangus atau mengikuti tagihan sesuai tempo waktu.

B. Pembatalan akibat Visa Ditolak atau Alasan Medis (dengan bukti medis resmi, dan dikecualikan untuk penyakit psikologis/psikiatri/kronik/geriatri)

Rute Asia

• Lebih dari 35 hari sebelum keberangkatan: 50% DP hangus (sesuai nominal deposit seharusnya).
• 28–34 hari sebelum keberangkatan: 100% DP hangus.
• 22–27 hari sebelum keberangkatan: Refund 30% dari biaya tour.
• 9–21 hari sebelum keberangkatan: Refund 20% dari biaya tour.
• 1–8 hari sebelum keberangkatan: Refund 10% dari biaya tour.

Rute Eropa/Australia

• Lebih dari 50 hari sebelum keberangkatan: 50% DP hangus (sesuai nominal deposit seharusnya).
• 46–49hari sebelum keberangkatan: 100% DP hangus.
• 30–45 hari sebelum keberangkatan: Refund 30% dari biaya tour.
• 20–29 hari sebelum keberangkatan: Refund 20% dari biaya tour.
• 15–19 hari sebelum keberangkatan: Refund 10% dari biaya tour.

Kebijakan fixed refund amount untuk kasus visa ditolak berlaku dengan proses pengembalian maksimal 20 (dua puluh) hari kerja sejak tanggal pengajuan melalui formulir yang telah disediakan.

Kebijakan refund ini dapat tidak berlaku untuk penerbangan tour dengan charter flight ataupun vendor khusus ataupun paket tour yang memiliki kebijakan khusus dari airlines terkait.

9. Force Majeure

Pembatalan akibat keadaan kahar (force majeure), termasuk pandemi dengan travel warning resmi atau bencana alam besar yang menyebabkan perjalanan tidak memungkinkan, akan mengikuti kebijakan lanjutan dari wholesaler penyelenggara.

Penyedia Konsorsium tidak bertanggung jawab atas keadaan kahar (force majeure) yang terjadi, seperti banjir, gempa bumi, dan lain-lainnya diluar kuasa penyedia perjalanan.

10. Ketentuan Refund Tambahan

1. Permohonan banding nominal refund hanya dapat diajukan maksimal 15 (lima belas) hari sejak nominal ditetapkan melalui email resmi. Keputusan bersifat final dan tidak dapat diganggu gugat.
2. Tipping dikembalikan penuh untuk pembatalan di atas 7 (tujuh) hari sebelum keberangkatan.
3. Biaya visa yang telah diajukan tidak dapat dikembalikan.
4. Maskapai tertentu, seperti: AirAsia, Batik air dan maskapai lainnya, deposit tidak dapat dikembalikan dengan alasan apa pun, termasuk meninggal dunia maupun kecelakaan, dan medis.
5. Pengembalian dana secara penuh diberikan apabila konsorsium tidak memenuhi kuota minimum keberangkatan.

11. Ketentuan Keimigrasian

1. Penolakan atau keterlambatan penerbitan visa bukan merupakan tanggung jawab penyelenggara.
2. Tidak ada pengembalian dana apabila peserta tidak dapat melewati proses imigrasi atau terbukti melakukan pelanggaran hukum, pemalsuan dokumen, atau berpotensi melanggar peraturan keimigrasian baik di negara asal maupun negara tujuan.
3. Wholesaler berhak menolak memberangkatkan peserta yang berpotensi menjadi illegal stayer atau melakukan pelanggaran hukum.
4. Wholesaler tidak berkewajiban menjamin peserta dalam proses keimigrasian dan berhak menolak apabila diminta oleh pihak imigrasi setempat.

12. Perubahan Jadwal dan Ketentuan Operasional

1. Jadwal tour, hotel, maupun maskapai dapat berubah sewaktu-waktu demi kenyamanan peserta sesuai kebijakan wholesaler.
2. Jadwal penerbangan, terutama penerbangan transit, dapat berubah mengikuti kebijakan maskapai atau pertimbangan konektivitas penerbangan.
3. Apabila jumlah peserta kurang dari kuota minimum, group tetap dapat diberangkatkan tanpa tour leader dan akan mendapatkan asistensi secara virtual tanpa pemberitahuan sebelumnya.

13. Ketentuan Khusus

1. Pemindahan ke group series berikutnya (tidak berlaku untuk periode peak season) mengikuti harga tertinggi, maksimal 60 (enam puluh) hari dari tanggal keberangkatan, tanpa perubahan status group. Setelah pengajuan visa group dilakukan, perubahan keberangkatan tidak diperkenankan.
2. Untuk pengajuan Visa Group Korea/China, penyelenggara berhak menilai kelayakan peserta. Apabila tidak memenuhi syarat dan peserta mengundurkan diri dari pengajuan visa individual, maka dianggap sebagai pembatalan karena alasan pribadi (own reason).
3. Paket tour yang mencantumkan kunjungan ke toko tertentu (shopping stop) mewajibkan peserta mengikuti kunjungan tersebut. Apabila tidak, akan dikenakan biaya penalti yang bersifat wajib.

14. Asuransi Perjalanan

1. Polis asuransi perjalanan yang termasuk dalam paket tour merupakan asuransi perjalanan group atas nama Konsorsium yang bertindak untuk dan atas nama tertanggung.
2. Seluruh keputusan terkait klaim asuransi merupakan kewenangan pihak asuransi atau pihak ketiga dan bersifat final serta tidak dapat diganggu gugat.
3. Atas setiap klaim biaya pertanggungan asuransi, Konsorsum melakukan pemotongan biaya administrasi sesuai dengan kebutuhan dalam proses klaim dan ketentuan manajemen.